Wir räumen hier mit fünf Irrtümern auf und geben Ihnen die ideale Grundlage für Ihr Unternehmen an die Hand.

Das Thema Emailarchivierung spaltet die Gemüter noch immer. Viele Unternehmen sind sich der Archivierungspflicht für ihre elektronische Korespondenz nicht bewusst oder wollten erst einmal abwarten. Wir empfehlen die Emailarchivierung als Chance zu sehen, nicht als notwendiges Übel. Profitieren Sie davon ihre Emails schneller wiederfinden zu können, Ihr Postfach jederzeit getrost aufräumen zu können in dem Bewusstsein, dass die Emails im Archiv immer zu finden sein werden. Ein aufgeräumtes Postfach ist im täglichen Arbeitsablauf eine Erleichterung und erhöht ohne Zweifel die Produktivität und senkt den Frustrations-Faktor weil der Outlook-Client schnell und zuverlässig arbeitet.

Hier finden Sie die fünf häufigsten Irrtümer übersichtlich erklärt und klargestellt:

1. Irrtum: „E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne“

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.

2. Irrtum: „Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche“

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren,  und erfordert zusätzlich eine E-Mail Archivierung.

3. Irrtum: „Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung“

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenen Inhalt – beispielweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert und DSGVO-konform gelöscht werden.

4. Irrtum: „E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend“

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung der Archivierungssoftware durchsuchen und wiederfinden.

5. Irrtum: „Nur Rechnungen müssen archiviert werden“

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Es ergibt sich also, dass sich im Grunde jede Kapitalgesellschaft mit dem Thema Archivierung der Geschäftsprozesse auseinandersetzen muss. Wir lassen Sie bei der Auswahl und der Implementation der passenden Lösung für ihre Unternehmensgröße, ihre Umgebung und ihr Budget nicht im Regen stehen. Unser Ansatz ist es, das Notwendige mit dem Nützlichen zu verbinden und Emailarchivierung für Sie und ihr Unternehmen zum Mehrwert werden zu lassen. Fragen Sie uns bitte nach der passenden Lösung, lassen Sie sich beraten und wir werden zusammen genau das Passende finden.

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